La lettera di accompagnamento

lettera presentazione

La lettera di accompagnamento, detta anche lettera di presentazione o lettera di motivazione, può essere definita come una breve introduzione al curriculum vitae attraverso la quale il candidato ha la possibilità di presentarsi sinteticamente e di sottolineare le proprie aspirazioni, le esperienze lavorative,  le competenze, ma soprattutto di motivare la scelta di candidarsi per un determinato annuncio o azienda. Dovrebbe contenere quindi non tanto una descrizione di chi si e’, ma del perché si vuole collaborare con il destinatario della lettera e del motivo per cui l’azienda dovrebbe ritenerlo la persona adatta a ricoprire il ruolo vacante.

 

 

Quando in una azienda giunge una candidatura, la lettera di presentazione è generalmente letta prima del curriculum e per questo svolge un ruolo fondamentale, ha quindi una funzione ancora più importante del curriculum stesso nel processo di conquista dell’ attenzione dell’interlocutore, è infatti la lettera che più facilmente e flessibilmente del cv permette di agganciare il selezionatore e personalizzare il messaggio.  Erroneamente sottovalutata, può essere determinante nella creazione della prima impressione che chi valuta avrà del candidato e influisce notevolmente sulla successiva lettura del curriculum.

 

 

La lettera rende più interessante e completa la candidatura, in quanto fornisce all’esaminatore una visione più ampia che può servire a convincerlo di trovarsi di fronte alla persona giusta per la posizione ricercata. Se la lettera di accompagnamento e’ ciò che fa scattare il primo feeling dell’interlocutore, può risultare quindi penalizzante sia non scriverla, sia considerarla una formalità burocratica.

 

 

Occorre non essere banali ed evitare di limitarsi a fornire delle informazioni già presenti nel curriculum vitae o peggio ancora mostrare un interesse generico verso un’azienda. Meglio sfruttare questa opportunità per sottolineare i punti forti del proprio curriculum, di coincidenza tra la preparazione e l’esperienza e i requisiti richiesti dall’annuncio di lavoro a cui si risponde, cercando di evidenziare il legame esistente.

 

 

A fronte di ciò è assolutamente indispensabile non utilizzare la stessa lettera di accompagnamento sia per rispondere ad un annuncio  sia per proporre la propria candidatura ad aziende differenti.

 

 

Perché sia realmente efficace, infatti, la lettera deve essere mirata, deve cioè contenere espliciti riferimenti al ruolo vacante e alle caratteristiche del business di cui si occupa la società presso cui ci si candida.

 

 

La lettera di presentazione insomma serve a inserire la candidatura e il curriculum in un contesto, non a ripetere le informazioni già contenute nel CV!

 

 

Come si costruisce  (per candidature online e offline)

 

Le regole per una buona candidatura sono pressoché sempre le stesse sia che ci si candidi online che offline.

 

 

Il vantaggio della lettera è quello di avere una struttura molto semplice, che incornicia la comunicazione in modo da rendere la lettura scorrevole e, in ogni caso, i contenuti ben posizionati.

 

 

Se il curriculum vitae viene consegnato o inviato in formato cartaceo, la lettera di accompagnamento deve essere allegata al curriculum, anteponendola a questo, mentre se il CV viene inviato tramite posta elettronica  si scrive  la lettera di accompagnamento come testo della e-mail al quale si allega il curriculum; se si compila un format online del CV, può corrispondere al campo libero chiamato “presentazione”.

 

 

Se oggi un selezionatore impiega  meno di un minuto per valutare un curriculum, è illusorio pensare che vorrà spendere più di un minuto per  leggere la lettera di presentazione.

 

 

Il documento quindi deve essere breve, soprattutto  se testo di una mail, poche righe, ma non più di 10/15, suddivise in tre paragrafi: il primo deve contenere, dopo una breve presentazione, le indicazioni sul ruolo per il quale ci si candida, mentre la restante parte della lettera deve sottolineare le proprie esperienze/competenze e i punti di incontro tra queste e le esigenze dell’azienda. Infine, bisogna concludere la lettera con dei ringraziamenti e con una frase che indichi la propria disponibilità ad un colloquio conoscitivo.

 

 

E’ discorsivo e deve incuriosire il destinatario, ma come si diceva prima non ripete il cv, lo anticipa e lo completa. Deve essere redatto in modo professionale al computer, utilizzando un formato standard, una sintassi corretta, senza errori di ortografia.

 

 

Nel caso che si tratti di una risposta ad un annuncio la lettera deve far riferimento ad esso ed evidenziare la congruenza tra la propria candidatura e la posizione offerta. Nel caso si tratti di autocandidatura deve esporre i motivi per cui si e’ presa la decisione di inviare un cv e la funzione aziendale in cui si è maturata una certa esperienza o nella quale si vuole essere inseriti.

E’ d’obbligo in entrambi i casi andare a vedere chi è l’Azienda. Se il suo nome è chiaramente espresso nell’offerta di lavoro, si può facilmente rintracciare il suo sito web in rete. È importante farlo, perché studiare il linguaggio e la comunicazione darà un’impressione più precisa sul suo approccio nei confronti del pubblico/dei consumatori/degli utenti. Si potrà impostare una lettera di presentazione più adatta all’interlocutore.

 

 

Sono poche ormai le richieste di candidature realmente offline, perché le nuove tecnologie e il web hanno ottimizzato i tempi, i costi e la comunicazione fra Aziende e candidati e quindi anche fra domanda e offerta di lavoro fa si che sull’inserzione del giornale, difficilmente si  troveranno  indicazioni sull’invio del Curriculum cartaceo (via posta), ma piuttosto il rimando ad un sito Internet o ad un indirizzo mail.

 

 

In ogni caso, scrivere una lettera di presentazione è un eccellente esercizio per focalizzarsi meglio sulle proprie caratteristiche e punti di forza, per raccogliere maggiori informazioni sull’azienda e sulla persona “bersaglio” della candidatura, e soprattutto per “provarsi” rispetto alla propria modalità di approccio, che potrà tornare utilissimo per il futuro anche nel caso in cui si dovesse ottenere il colloquio di lavoro.

 

 

Vediamo più nel dettaglio cosa scrivere:

 

 

Intestazione: sarebbe necessario indirizzare la propria lettera alla persona che effettuerà  la selezione e non all’azienda o ad un ufficio. L’informazione la si può trovare sui siti internet ufficiali, sui social/professional network, nelle pubblicazioni specializzate (career book, articoli di giornali), o, anche semplicemente telefonando. In tal modo è più probabile che la candidatura giunga nelle mani di chi può essere realmente interessato a leggerla.

 

 

Dati: Nome, cognome, indirizzo, indirizzo mail e telefono sono sufficienti; per informazioni più dettagliate c’è sempre il curriculum.

 

 

Riferimento: Se si risponde ad un’offerta od inserzione specifica occorre citare il riferimento di tale posizione e/o la fonte attraverso la quale si e’  giunti a conoscenza. Indirizzare la lettera al Responsabile dell’area, settore o ufficio per il quale ci si candida. Se non si riesce a trovare questa informazione, si può inviare la lettera al Responsabile del personale.

 

 

Oggetto: Si specifica il riferimento all’annuncio e  la posizione per cui ci si propone. Se la lettera di presentazione e’ il corpo della mail, anche l’oggetto sarà l’oggetto della mail.

 

 

Paragrafi principali:

 

 

1) Chi sono e perché sto scrivendo? (PRESENTAZIONE)

 

E’ consigliabile non ripetere nuovamente nome e cognome (a cui sono dedicati altri spazi). Le uniche armi a disposizione sono le parole, conta quanto si e’ capaci di saper andare dritti al punto. No a “mi chiamo Mario Rossi, sono un ingegnere…”, e invece Sì a “sono un giovane laureato”, oppure se si ha già esperienza, ci si può presentare tramite il ruolo professionale (senza riferimenti alle mansioni, che sono nel CV!): sono un perito chimico, un marketing manager, un ingegnere elettronico, un esperto selezionatore, un operaio specializzato, ecc. È possibile anche accennare a come si e’ venuti a conoscenza dell’annuncio, della posizione, dell’ azienda e cosa si sa su di essa, in che modo si e’ connessi con lui/lei e perché si scrive proprio a lui/lei.

 

 

2) Perché la mia candidatura deve essere scelta e considerata? (MOTIVAZIONE)

 

Questa fase rappresenta certamente il paragrafo più importante della lettera di presentazione, ed è spesso l’unica parte considerata attentamente dal lettore del CV. Cambia in base al livello di anzianità professionale di ciascuno. Bisogna quindi essere perspicaci, si sta giocando una carta importante, e’ il paragrafo dove inserire sinteticamente, ma in maniera efficace:

 

 

  • motivazioni: chiarire quelle che portano a cercare una specifica posizione di lavoro e parlare dei propri stimoli: perché si è scelta quell’azienda piuttosto che un’altra?

 

 

  • Obiettivi: gli obiettivi professionali che ci si pone a breve e a medio-lungo termine. Cosa si sta cercando in quell’Azienda? Su quali basi si pensa di poter raggiungere questo traguardo?

 

 

  • Qualità e punti di forza: possono essere stage e tirocini, altre esperienze di lavoro, tesi e ricerche su tematiche di interesse aziendale, esperienze all’estero, la conoscenza (certificata) di più lingue ed anche un particolare interesse personale per attività strategiche dell’Azienda. Il vantaggio competitivo che si pensa di portare in dote all’azienda.

 

 

3) Ringraziamenti e conclusioni.

 

-Si ringrazia e si fa richiesta di un colloquio conoscitivo;

 

 

-Si usa una formula convenzionale per i saluti

 

 

-Si scrive il luogo e la data la  firma, ricordarsi di inserire il proprio nome e cognome in fondo al testo e di firmare in originale

 

 

Qualche consiglio

 

-Utilizzare sempre il computer per la stesura della lettera (salvo richieste per valutazioni grafologiche).

 

 

– Non dare l’impressione di avere inviato un documento datato o lasciato al caso, con testi standard. La lettera deve essere aggiornata!

 

 

– Curarne l’aspetto grafico

-usando una formattazione adeguata con sufficienti margini e spaziature e dividendo la lettera in paragrafi,  è consigliabile lo stesso carattere utilizzato per scrivere il Curriculum, non troppo grande né troppo piccolo, con un’interlinea consona alla lettura (1,5) un carattere comune (ad es. Arial, Verdana o Calibri) e di dimensione ben visibile (10-12 punti).

-prevedendo una prova di stampa e, se viene stampato, usare lo stesso tipo di carta del curriculum, visto che verranno letti in sequenza.

 

 

– Adottare uno stile ed un linguaggio il più chiaro possibile e comunque coerente con il lessico del CV.

 

 

– Essere diretti, evitando la terza persona, quando si parla di se stessi.

 

 

– Fare attenzione agli errori.

 

 

– Usare indirizzi mail e skype  professionali  nome.cognome@……it    (non  stellina79@……it;   contedimontecristo@…..com).

 

 

-il consenso al trattamento dei dati personali aggiornato (con riferimento al d.lgs. 196/2003: deve essere segnalato soprattutto nel Curriculum Vitae, ma indicarlo nella lettera è segno di completezza)

 

 

Errori da evitare

 

– Allegare documenti, certificazioni e referenze personali a meno che non vengano richiesti.

 

– Fare riferimento a questioni di denaro.

 

– Mentire: durante il colloquio si verrebbe immediatamente scoperti.

 

– Essere troppo sicuri di sé, scrivendo ad esempio “solo con un colloquio vi renderete conto delle mie effettive capacità”.

 

– Inviare la lettera  di presentazione genericamente a enti, aziende, organizzazioni,  uffici o responsabili del personale in fotocopia e in quantità industriali (spamming).

 

– Dimenticare di rileggere il testo, soprattutto se sono presenti parole straniere.

 

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